自分の時間、みんなの余白をつくれたらいいなと思うから。

主導権を握ると時間の質が変わることが多いです。たとえばミーティング。事前に議題リストを共有しておくと、自然と自分が進行役を担えます。

「地図のない会議」は時間が溶けていく。そんな感覚はありませんか。本来30分で終わる内容であっても、1時間以上だらだらと続いてしまう。次に何をするのかも曖昧なまま終わり、この時間は何だったの？　と虚しく感じたことのある人もいるのではと思います。

議題リストには話したいこと、決定したいこと、次の行動などを整理し、可能な限り前日に提示。端的な内容であれば当日でも。これは自分の時間を守るだけでなく、相手の時間を尊重することにもつながります。

1時間かかるはずの会議が30分で済めば、相手も30分を手に入れることに。浮いた30分でできることは？　疲れた自分を労る、家族との時間に充てるetc. 時間を好きに使えるわけです。そうして余白を持った人の機嫌はよくなるはず。それは小さな社会貢献みたいなもの。だから、誰からも頼まれなくても、自分や周り、社会のために用意するのは苦ではありません。

議題リスト作成はAIとの壁打ちで下書きをつくるとしても手間はかかります。確認事項が多く、こまやかに進めたい会議だと、考えることも多くなり、準備には会議時間の1.5倍はかかる感覚があります。1時間の会議なら、1.5時間は準備にかかる。

それでも、事前に準備するだけで、会議はさくさくと進み、各自の次の行動が。時間を大切に使いたいなら、主導権を握るという小さな一歩を。議題リストは、そのためのシンプルで効果的な道具だと思います。

Text / 池田園子

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